5 tips om uw bedrijf te beschermen tegen fraude tijdens uw vakantie

13.06.2018

 

fraude 

De vakantieperiode is meestal een zegen voor fraudeurs. Ze profiteren van de afwezigheid van werknemers of het tijdelijke gebrek aan organisatie om plannen te smeden voor fraude, verduistering of afpersing. En zo betekenen ze mogelijk ook een gevaar voor uw financiën. Maar het is wel degelijk mogelijk om voorzorgsmaatregelen te nemen, omdat vaak de menselijke factor de zwakste schakel is. Te vaak zetten werknemers in alle naïviteit de deur open voor fraudeurs.

Enkele tips om uw bedrijf te beschermen tegen fraude

1. Maak uw werknemers bewust van de meest voorkomende risico's

Ongevraagde telefoontjes of e-mails met dwingende instructies, grote bestellingen die last minute gebeuren zonder de minste prijsonderhandeling, een leverancier die zijn bankrekeningnummer plots wil veranderen, een klant die zijn adres wijzigt, een herinnering voor een al betaalde factuur… Voor al deze gevallen geldt: controleren, en dit beter twee keer dan één keer.

2. Geef niet te veel informatie weg in afwezigheidsberichten

Als u degene bent die belangrijke beslissingen neemt binnen het bedrijf, kan uw ‘out of office’-boodschap veel waardevolle informatie opleveren voor fraudeurs. Ze kunnen zich bijvoorbeeld voordoen als uzelf of voor uw tijdelijke vervanger. Geef dus niet onnodig te veel details vrij.

3. Gebruik een geheime code om identiteitsdiefstal te voorkomen

Spreek met je back-up of medewerker een geheime code of een specifiek antwoord op een banale vraag af. Wanneer je dan een bericht of opdracht doorstuurt tijdens je afwezigheid, dan geeft dit hem of haar de mogelijkheid om vast te stellen dat jij wel degelijk de afzender bent.

4. Zorg voor een dubbele handtekening van facturen tijdens vakantieperiodes

De persoon die voor de tweede handtekening moet zorgen, heeft een externe blik op de transactie en kan zo fraude gemakkelijker opsporen.

5. Maak werk van een noodplan dat van pas komt in geval van fraude

Stel een noodplan op en verspreid het vóór de vakantieperiode onder al uw werknemers of collega’s. Voorzie zeker ook een noodnummer en zorg dat het op vele plaatsen staat aangeven.

Risico 0 bestaat helaas niet. Maar een fraudeverzekering beschermt u wel tegen elk frauderisico.

Als u het risico op financiële verliezen wil minimaliseren, overweeg dan om een fraudeverzekering af te sluiten die u beschermt tegen zowel traditionele vormen van fraude als tegen cyberfraude. Euler Hermes is de enige verzekeraar in België die deze globale dekking aanbiedt in één enkel contract.